Etykieta w biznesie

Znany felietonista Antoni Słonimski napisał „Jeśli nie wiesz, jak się zachować, zachowuj się przyzwoicie.”

Prawdziwym kluczem do osiągnięcia sukcesu w biznesie jest przyciągnięcie do siebie potencjalnych klientów, którzy będą skłonni wydać pieniądze właśnie u Ciebie.

Aby jednak temu sprostać należy uczynić wszystko, aby tak się stało. I to właśnie dotyczy etykiety w biznesie.

Znajomość etykiety w biznesie ma decydujące znaczenie w nawiązywaniu nowych kontaktów oraz utrzymywaniu dotychczasowych.

Wiedza o tym, co zrobić, jak się zachować i co napisać, jest niezbędna, żeby zrozumieć działanie mechanizmów biznesu.

I na tym wielu znanych biznesmenów poległo…

Służbowe maile są najszybszą drogą porozumienia się klienta z przedsiębiorcą. To właśnie na osobie piszącej służbowe maile spoczywa obowiązek odpowiadania na zapytania klientów.

Już od pierwszych słów zawartych w temacie wiadomości możemy wyrobić sobie zdanie o danej firmie. Jeśli nam się nie spodoba, co czytamy to wiadomość automatycznie ląduje w koszu lub spamie, a Ty nie zyskujesz klienta.

Może więc warto zadbać o prawidłową etykietę w biznesie?

Korespondencja mailowa ma pewne zasady. Wszyscy powinni wiedzieć, że inaczej kontaktujemy się ze znajomymi a inaczej z klientami, kontrahentami.

Zadbaj o odpowiednią treść wiadomości.

Komunikacja służbowa powinna wyrażać szacunek do odbiorcy wiadomości.

Każda wiadomość służbowa powinna być personalizowana, a to oznacza, że wpisywanie gotowych odpowiedzi na pytania często irytuje odbiorców. Nie zawsze znajdują odpowiedzi na nurtujące ich pytania. A w konsekwencji mają poczucie, że nie dbasz o nich.

Witam czy nie witam – oto jest pytanie

„Witam”. Słowo nad wyraz używane w korespondencjach zarówno służbowych, jak i prywatnych. Czasem zastanawiam się, czy ktoś w ogóle zna znaczenie tego słowa? Dla ułatwienia napiszę, że słowo witam jest używane przez gospodarza, który wita gościa w swoim domu. Gospodarz jest panem, dlatego zwraca się do gościa nadrzędnie.

Jednak w biznesie to sformułowanie nie powinno być używane. Nikt z Twoich klientów nie chce czuć Twojej wyższości.

Najlepszym rozwiązaniem jest użycie formy „Szanowny Panie/Szanowna Pani” lub opcjonalnie „Dzień dobry”.

Przecinki po zwrotach grzecznościowych

Stawiasz przecinek po słowach „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam”? Nie Ty pierwszy. Na szczęście, aby uniknąć tego typy błędów masz nasz poradnik.

Zapamiętaj! Po słowach „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam” przechodzimy automatycznie do kolejnego wersu, gdzie zamieszczamy swój podpis.

Autor widmo

Wiele znanych firm popełnia ten błąd. A co gorsza nie widzi w nim nic złego. Jednak dla nas, znawców środowiska biznesowego, jest to błąd nie do przyjęcia.

Podpis bardzo dużo mówi o nadawcy. Jest Twoją wizytówką. Każdy nadawca powinien podpisać się na koniec wiadomości imieniem i nazwiskiem, funkcją, jaką sprawuje w danej firmie, nazwą firmy, w której pracuje oraz podać dane kontaktowe firmy.

Jest to niezbędne do dalszej konwersacji.

Wysyłanie wiadomości służbowych bez podpisu jest nieprofesjonalne, a co gorsza naraża firmę na złe opinie.

Temat wiadomości

Bardzo często zapominamy, że tytuł maila ma duże znaczenie. Ma, przede wszystkim, poinformować odbiorcę, co znajdzie się w mailu.

Zobacz, tytuł „DOKUMENTY” niewiele może powiedzieć odbiorcy wiadomości. Jeżeli bardziej sprecyzujesz tytuł i zawrzesz, co najistotniejsze, wówczas, odbiorca będzie wiedział co otrzymał.

Komunikacja służbowa nie jest trudna. Należy jednak pamiętać, aby przestrzegać wyżej wymienionych zasad. To znacznie poprawi komunikację oraz wpłynie korzystnie na reputację Twojej firmy.

Skorzystaj z naszych rad i zyskaj nowych, zadowolonych klientów.